Pièces justificatives de paie électroniques en Allemagne : préparer l’échéance de 2027

La possibilité de bénéficier d’une dispense de tenue électronique des pièces justificatives de paie prend fin le 31 décembre 2026 en Allemagne. Les entreprises qui disposent actuellement d’une dispense doivent adapter leurs procédures dès maintenant. À compter du 1er janvier 2027, elles devront, elles aussi, conserver sous forme électronique les pièces visées par la réglementation pour les nouvelles situations et les nouveaux événements.

Pour les employeurs, la démarche va au-delà de la simple numérisation : les justificatifs doivent être complets, clairement identifiables et disponibles en cas de contrôle. Voici les points essentiels pour préparer votre entreprise.

Pièces de paie électroniques : ce qui change en 2027

La tenue électronique des pièces justificatives de paie énumérées au § 8 Abs. 2 BVV (règlement allemand sur la procédure de cotisation) est en principe obligatoire depuis le 1er janvier 2022. Une dispense accordée à l’employeur en application du § 8 Abs. 3 BVV permet toutefois d’y déroger jusqu’à fin 2026. Cette possibilité prend fin au passage à 2027.

Qu’en est-il des documents antérieurs ? Lorsqu’une dispense a été accordée jusqu’à fin 2026, l’échéance n’impose pas, à elle seule, de numériser rétroactivement les documents relatifs aux situations antérieures couvertes par cette dispense. L’obligation concerne les nouvelles situations et les nouveaux événements à compter du 1er janvier 2027. En l’absence de dispense applicable, elle s’impose déjà depuis 2022. Cette distinction figure dans les principes communs établis en application du § 9a BVV.

Quelles entreprises et quels documents sont concernés ?

L’obligation concerne en principe les employeurs tenus de constituer des documents de paie au titre du droit allemand de la sécurité sociale, quelle que soit la taille de l’entreprise. Elle peut donc également viser des entreprises françaises ou étrangères soumises aux obligations correspondantes en Allemagne. Si l’employeur n’a pas de siège en Allemagne, il doit désigner un mandataire établi sur le territoire allemand pour tenir et conserver ces documents, conformément au § 28f Abs. 1b SGB IV (livre IV du code allemand de la sécurité sociale). Le § 28f Abs. 1 SGB IV prévoit une exception à cette obligation documentaire pour les salariés employés par des particuliers à leur domicile.

Sont notamment concernés les justificatifs nécessaires à l’établissement de la paie et à la détermination de la situation du salarié au regard de la sécurité sociale. Selon les cas, il s’agit notamment :

• pour les salariés ressortissants d’un État hors EEE, des justificatifs de nationalité et du titre de séjour ;
• des pièces justifiant l’exemption d’assurance obligatoire, par exemple le certificat de scolarité universitaire d’un étudiant salarié ;
• des demandes de dispense de l’assurance retraite obligatoire dans le cadre d’un « Minijob » (emploi à faible rémunération soumis à un plafond mensuel), ainsi que des demandes de levée de cette dispense ;
• des déclarations des salariés occupant un emploi marginal concernant leurs autres emplois ;
• des notifications des caisses d’assurance maladie ayant une incidence sur les cotisations et des décisions relatives à l’assujettissement ;
• des documents relatifs aux détachements, notamment les attestations A1 ;
• des justificatifs de la qualité de parent et du nombre d’enfants pris en compte pour l’assurance dépendance allemande ;
• des copies du document écrit récapitulant les conditions essentielles de travail, prévu par la loi allemande dite « Nachweisgesetz », ainsi que des relevés du temps de travail prévus au § 17 Abs. 1 MiLoG et au § 19 Abs. 1 AEntG (lois allemandes sur le salaire minimum et sur le détachement des travailleurs).

Le périmètre est défini par la liste figurant au § 8 Abs. 2 BVV. Il ne s’agit pas d’une obligation générale de numériser l’intégralité du dossier du personnel.

Comment organiser un classement électronique adapté aux contrôles ?

Les pièces doivent rester disponibles pendant toute leur durée de conservation et pouvoir être lues sans délai. Elles doivent également être complètes et classées de façon à permettre leur contrôle, conformément au § 9 Abs. 5 BVV et au § 10 BVV.

Les principes communs précisent les modalités de remise des documents demandés :

• Un fichier par document : un document de plusieurs pages peut rester dans un seul fichier ; plusieurs documents distincts ne doivent pas être regroupés dans un même fichier lors de leur remise.
• Une identification claire : la nature du document, le salarié concerné et la période doivent être identifiables, par exemple au moyen du nom de fichier ou d’un tableau de correspondance.
• Des formats adaptés : les formats PDF, JPEG, PNG, BMP et TIFF sont admis. Le contenu doit pouvoir être affiché indépendamment du système utilisé.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) peut faciliter les recherches. Ces règles n’imposent toutefois ni une obligation générale d’OCR ni une résolution de numérisation de 300 dpi. Aucun logiciel de gestion documentaire particulier n’est prescrit : la solution choisie doit avant tout respecter les exigences applicables.

Conserver les originaux papier après leur numérisation

Lorsqu’un document concerné est transmis sur papier, l’employeur doit le convertir dans un format électronique. Selon le § 9 Abs. 5 BVV, les originaux doivent être conservés jusqu’à la clôture définitive du contrôle ; les autres obligations légales de conservation restent également applicables. La numérisation n’autorise donc pas, de manière générale, la destruction des pièces papier.

Documents électroniques et euBP : deux obligations distinctes

La conservation électronique des justificatifs doit être distinguée du contrôle des employeurs assisté par voie électronique (euBP). Dans ce cadre, la transmission électronique des données de paie est en principe obligatoire depuis 2023, et celle des données de comptabilité générale depuis 2025. Les dispenses prévues au § 126 SGB IV ne peuvent couvrir que les périodes de décompte allant jusqu’à fin 2026. La transmission est obligatoire pour les décomptes à compter de 2027. Il convient donc de vérifier à la fois le classement des pièces et la transmission des données depuis les logiciels utilisés.

Quelles conséquences en cas de justificatifs manquants ?

Si des documents insuffisants empêchent l’organisme d’assurance retraite de déterminer l’assujettissement, l’obligation de cotiser ou le montant des cotisations, il peut, dans les conditions prévues au § 28f Abs. 2 SGB IV, établir un rappel sur la base de la masse salariale globale ou estimer les rémunérations. Des majorations de retard peuvent s’ajouter aux rappels de cotisations conformément au § 24 SGB IV.

Le défaut intentionnel ou résultant d’une négligence grave de tenue ou de conservation des documents de paie peut être sanctionné par une amende allant jusqu’à 50 000 euros, selon le § 111 Abs. 1 Nr. 3 et Abs. 4 SGB IV. Ce plafond n’est pas la conséquence automatique d’une simple erreur de classement ou de format.

Quatre étapes pour préparer 2027

1. Faire le point sur les documents et les dispenses : quelles pièces se trouvent dans les dossiers papier, les messageries, le logiciel RH ou chez votre conseil fiscal ? Quelles dispenses ont effectivement été accordées ?
2. Définir le classement et les responsabilités : précisez les catégories de documents, leur identification, les droits d’accès et les personnes responsables. Convenez avec votre prestataire de paie de la répartition de la réception et de la conservation des justificatifs.
3. Tester la disponibilité en pratique : pouvez-vous retrouver, lire et fournir séparément l’ensemble des documents d’un salarié donné ? Vérifiez également l’export euBP avec votre éditeur de logiciel ou votre prestataire.
4. Achever la transition dans les délais : mettez en place les procédures pour les nouveaux documents au plus tard le 1er janvier 2027 et formez les collaborateurs concernés.

Même lorsque la paie est externalisée, l’obligation de tenir ces documents incombe à l’employeur. Le travail, lui, se partage : la répartition convenue à l’étape 2 permet qu’aucune pièce ne reste en suspens entre deux interlocuteurs.

FRADECO vous accompagne dans cette préparation

Vous souhaitez identifier les documents concernés et intégrer ces exigences à vos procédures de paie et de gestion du personnel ? Nous vous accompagnons dans l’état des lieux et la définition des prochaines étapes, notamment dans un contexte franco-allemand. N’hésitez pas à nous contacter.

Pour la prise en charge de la paie au quotidien, voir notre page Paie et ressources humaines.

Informations à jour au 2 octobre 2026. Les règles présentées relèvent du droit allemand de la sécurité sociale.