Facturation électronique : le catalogue de questions du quotidien.

Non — en tout cas plus dès que l'obligation d'émission s'applique. Un PDF est l'image d'une facture, pas un jeu de données structuré. Juridiquement, il compte comme autre facture. Il en va de même des fichiers TIF et JPEG ou du papier scanné.

Jusqu'à l'échéance d'émission qui vous concerne (2027 ou 2028), vous pouvez continuer d'envoyer des PDF — mais seulement avec l'accord du destinataire, comme auparavant.

La référence est la norme européenne EN 16931. En Allemagne, y répondent notamment :

• « XRechnung » — du XML pur, établi dans la commande publique
• « ZUGFeRD » à partir de la version 2.0.1 — un PDF avec XML intégré ; pour l'émission, la version 2.1 est recommandée

Dans ZUGFeRD, c'est la partie XML qui fait foi, non la page PDF visible. Si les deux divergent, c'est le jeu de données qui l'emporte.

C'est alors la partie XML structurée qui compte. La partie visuelle divergente peut en outre constituer une facture distincte et déclencher une taxe facturée à tort au sens du § 14c UStG. La taxe mentionnée est alors due en plus.

C'est l'erreur silencieuse la plus coûteuse du sujet, car la facture affichée à l'écran paraît parfaitement correcte. L'écart peut n'apparaître qu'au contrôle fiscal.

Nous contrôlons vos factures de vente sur ce point précis, avant que l'erreur ne se répète en série.

Pour les factures EDI, une période transitoire court jusqu'à fin 2027. Ensuite, ces procédures devront elles aussi satisfaire aux exigences de la norme EN 16931. Qui facture aujourd'hui par EDI a intérêt à cadrer la bascule avec son prestataire sans attendre — l'échéance coïncide avec la première étape d'émission.

Non. Une signature électronique qualifiée n'est pas exigée pour la facture électronique. Ce qui est requis, c'est l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité — ce qu'un dispositif de contrôle interne permet également d'assurer.

Depuis le 1^er janvier 2025. Cette obligation s'applique déjà et ne connaît aucune période transitoire. Toute entreprise établie en Allemagne doit pouvoir accepter et traiter une facture électronique — même si elle-même n'aura pas à en émettre avant longtemps.

En pratique, une boîte aux lettres électronique y suffit dans un premier temps. C'est le traitement en aval et l'archivage qui se révèlent plus exigeants.

La réception des factures, nous la mettons en place dans votre comptabilité — y compris le raccordement à votre ERP ou à votre outil de facturation.

• À partir du 1^er janvier 2027, si le chiffre d'affaires total de l'année précédente a dépassé 800 000 euros.
• À partir du 1^er janvier 2028 pour toutes les autres entreprises — à l'exception des micro-entreprises relevant du § 19 UStG.

C'est le chiffre d'affaires de l'année précédente qui compte. Qui franchit le seuil en 2026 est tenu dès 2027.

Les factures entre entreprises établies en Allemagne, lorsque l'opération n'est pas exonérée au titre du § 4 n° 8 à 29 UStG. Sont également visées les autofacturations et les cas du § 13b UStG (autoliquidation interne), ainsi que les personnes morales dans la mesure où elles ont une sphère économique.

Peu importe qui est redevable de la taxe. Le régime des agences de voyages (§ 25 UStG) et la taxation sur la marge (§ 25a UStG) entrent eux aussi dans le champ, dès lors que les autres conditions sont réunies.

Les deux parties doivent être établies en Allemagne. Les factures transfrontalières ne relèvent pas de ce dispositif — s'y appliquent les règles du pays concerné.

Pour les contrats à exécution successive, une facture électronique unique pour la première période suffit souvent. Encore faut-il que le contrat soit joint en annexe ou que son contenu établisse clairement qu'il s'agit d'une facture récurrente.

Si une mention obligatoire change, le montant après une indexation par exemple, une nouvelle facture peut devenir nécessaire. Mieux vaut donc passer en revue votre portefeuille de factures récurrentes avant que l'obligation d'émission ne s'applique.

Le délai général demeure : six mois après l'exécution de la prestation. L'obligation de facturation électronique n'y change rien — elle porte sur la forme, non sur le moment.

Oui. Sont exclues de l'obligation d'émission :

• les factures de faible montant jusqu'à 250 euros TTC selon le § 33 UStDV
• les titres de transport
• les factures adressées à des particuliers
• les factures adressées à des personnes morales sans sphère économique

Important : ce sont des exceptions à l'émission. La capacité de réception, elle, doit être assurée malgré tout.

L'exception pour les faibles montants ne joue alors plus, et il vous faut une facture électronique. En pratique, le seuil est franchi plus souvent qu'il n'y paraît dans le circuit de facturation : nuits d'hôtel, carburant pour des engins de chantier, achats en négoce ou en gros.

Prévoyez un petit circuit dédié avec trois rôles clairs :

• qui réclame la facture électronique au fournisseur ?
• qui la contrôle au regard des mentions obligatoires ?
• qui archive le jeu de données ?

Sans cette répartition, il ne reste qu'un ticket de caisse, et la déduction de la TVA devient discutable.

À moitié. Les micro-entreprises au sens du § 19 UStG sont durablement dispensées de l'obligation d'émission. De l'obligation de réception, non : vous aussi devez pouvoir accepter des factures électroniques depuis le 1^er janvier 2025.

Ce qui est conservé, c'est le jeu de données structuré lui-même — sous forme électronique, inaltéré et dans sa forme d'origine. La lisibilité par machine doit être maintenue pendant toute la durée de conservation.

Une impression de la version lisible ou un PDF enregistré de la visualisation ne suffit pas. Les documents d'accompagnement, tels que les accusés d'envoi, relèvent des mêmes exigences.

La durée de conservation des factures est de huit ans depuis 2025.

Ce que votre archivage doit satisfaire, nous le clarifions avec vous — au besoin avec votre éditeur de logiciel.

Oui, dès lors que la facture initiale devait l'être. La rectification suit le sort de la facture d'origine et doit revêtir la même forme.

Il en va autrement des simples modifications de la base d'imposition au sens du § 17 UStG, par exemple un escompte, une remise ou un retour. Celles-ci n'imposent aucune rectification de facture : elles sont prises en compte dans la déclaration de la période concernée.

Elles sont alors réputées absentes. Toutes les mentions prévues au § 14 al. 4 et au § 14a UStG doivent figurer de manière structurée dans le jeu de données. Une indication portée dans un champ de commentaire non structuré ne suffit pas.

C'est l'erreur silencieuse la plus fréquente lors de la bascule : la facture paraît correcte, mais la machine ne trouve pas l'information.

Nous contrôlons les factures entrantes au regard des mentions obligatoires — c'est là que cela se voit, avant que le contrôle fiscal ne s'en charge.

Ce refus ne fonde aucun droit à recevoir une autre facture. Si l'émetteur s'est manifestement efforcé de transmettre, son obligation en matière de TVA est remplie — même si le destinataire refuse la réception.

Le destinataire s'expose alors à son propre problème : sans la facture électronique, il lui manque la pièce justifiant la déduction de la TVA.

Oui. Une autre facture peut être rectifiée a posteriori par une facture électronique. Dans certains cas, la déduction de la TVA est même préservée sans rectification, lorsque l'autre facture est complète et exacte sur le fond — mais c'est l'exception, pas le plan.

Par la réception, non par l'émission — parce que c'est là que l'obligation s'applique déjà :

• définir un canal de réception et le faire connaître en interne
• vérifier que votre système comptable sait lire « XRechnung » et « ZUGFeRD »
• faire porter l'archivage sur le jeu de données, non sur la version lisible
• ne planifier l'émission qu'ensuite — vous avez jusqu'en 2027 ou 2028

Ces trois étapes, nous les prenons en charge : mettre en place la réception, contrôler les formats, basculer l'archivage. L'articulation avec votre comptabilité courante figure sous Comptabilité et reporting ; les obligations déclaratives sous Fiscalité et obligations déclaratives.

Elles sont techniquement plus délicates à produire que les factures standard dans beaucoup de logiciels, parce que l'acompte et le solde doivent être imputés l'un sur l'autre et que le jeu de données doit le refléter correctement.

Testez-les donc tôt et séparément, pas une fois la bascule engagée. Il en va de même des avoirs, des annulations et des corrections. Qui ne teste que le cas standard découvre l'exception au pire moment.

L'entité allemande est une entreprise établie en Allemagne et se trouve donc pleinement concernée — indépendamment du siège de la mère. Les factures intragroupe entre sociétés allemandes relèvent de l'obligation ; les factures transfrontalières non.

En pratique, cela donne souvent ceci : l'ERP du groupe sait déjà faire de la facture électronique, mais pas l'installation locale — ou l'inverse. Cet écart se remarque, d'expérience, seulement lorsque la première « XRechnung » arrive.

Nous regardons les deux côtés et trouvons l'écart avant qu'il ne se remarque.