L’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique en Allemagne depuis le 1er janvier 2025, sans période transitoire. Pour l’émission, en revanche, les régimes transitoires s’éteignent par étapes, et la prochaine échéance est le 1er janvier 2027. Si votre chiffre d’affaires 2026 dépasse 800 000 euros, vous devrez émettre des factures électroniques dès ce jour-là.
Beaucoup d’entreprises ont ouvert une boîte mail pour la réception et considèrent le sujet comme réglé. Cela suffit rarement : une facture électronique entrante doit aussi pouvoir être lue, contrôlée, validée, comptabilisée et conservée dans sa forme structurée d’origine.
Les trois étapes
| Période | Qui peut encore émettre une facture non structurée ? |
|---|---|
| jusqu’au 31.12.2026 | tous les émetteurs. Papier sans accord du destinataire, format électronique simple comme le PDF uniquement avec son accord |
| jusqu’au 31.12.2027 | seules les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 800 000 euros. Même règle pour les procédures EDI qui ne satisfont pas aux exigences de la facture électronique |
| à partir du 01.01.2028 | plus personne. Entre entreprises établies en Allemagne, la facture électronique devient la règle, sauf exception |
C’est le chiffre d’affaires de l’année précédente qui compte. Si vous franchissez le seuil en 2026, vous êtes concerné dès le 1er janvier 2027, et non seulement à partir de 2028.
Ce qui compte comme facture électronique
Selon le § 14 al. 1 phrase 3 UStG (code allemand de la TVA), une facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement automatisé. En Allemagne, deux formats répondent à cette définition : « XRechnung », du XML pur, et « ZUGFeRD » à partir de la version 2.0.1, à l’exception des profils MINIMUM et BASIC-WL. Un PDF envoyé par courriel reste une facture non structurée au sens de la phrase 4 du même texte.
Pour les formats hybrides comme « ZUGFeRD », c’est la partie XML qui fait foi, pas l’image lisible. Si les deux divergent, la partie visuelle peut constituer une facture distincte et déclencher une taxe facturée à tort au sens du § 14c UStG. C’est l’erreur silencieuse la plus coûteuse du sujet, parce que la facture affichée à l’écran paraît parfaitement correcte.
Une « XRechnung » étant un fichier XML, elle reste illisible à l’œil nu. Côté réception, il faut donc une visionneuse ou une visualisation dans l’ERP. Sans cela, vous ne pouvez tout simplement pas contrôler la facture reçue.
Quand la facture électronique est obligatoire
Pour trancher au cas par cas, prenez les questions dans cet ordre :
- S’agit-il d’une livraison ou d’une prestation imposable ?
- Le destinataire est-il un assujetti agissant pour son entreprise ?
- Les deux parties sont-elles établies en Allemagne ?
- Aucune exception ne s’applique-t-elle ?
- Aucun régime transitoire n’est-il encore mobilisable ?
La facture électronique n’est obligatoire que si les cinq réponses sont positives.
Peu importe, en revanche, qui est redevable de la taxe. L’autoliquidation prévue au § 13b UStG, par exemple pour les travaux de construction ou la vente de ferraille et de métaux précieux, entre dans le champ de l’obligation. Il en va de même du régime des agences de voyages (§ 25 UStG) et de la taxation sur la marge (§ 25a UStG), dès lors que les autres conditions sont réunies.
Les exceptions à l’obligation d’émission
- les factures adressées à des particuliers
- les factures de faible montant jusqu’à 250 euros, § 33 UStDV
- les titres de transport, § 34 UStDV
- les « Kleinunternehmer » (régime allemand de franchise en base), § 19 UStG
Ces dispenses ne portent que sur l’émission. La réception, elle, s’impose à toute entreprise établie en Allemagne, y compris sous le régime de franchise. Rien n’interdit d’émettre volontairement une facture électronique dans ces cas.
Les cas qui bloquent en pratique
Les achats comptants au-delà de 250 euros. Le seuil est franchi plus souvent qu’il n’y paraît dans le circuit de facturation : nuits d’hôtel, carburant pour des engins de chantier, achats en négoce ou en gros. Prévoyez un petit circuit dédié avec trois rôles clairs : qui réclame la facture électronique, qui la contrôle, qui l’archive ?
Les contrats à exécution successive comme les loyers, le crédit-bail ou la maintenance. Une facture électronique unique pour la première période suffit souvent, si le contrat est joint en annexe ou si son contenu établit clairement qu’il s’agit d’une facture récurrente. Une modification des mentions obligatoires, du montant par exemple, peut imposer une nouvelle facture.
Les factures d’acompte et de solde sont techniquement plus délicates à produire que les factures standard dans beaucoup de logiciels. Testez-les tôt et séparément.
Les factures rectificatives. Si la facture initiale devait être électronique, la rectification doit l’être aussi. En revanche, une simple modification de la base d’imposition au sens du § 17 UStG, un escompte par exemple, n’impose aucune rectification.
Archivage et interfaces
La partie structurée se conserve telle quelle, dans son format d’origine. Pour les formats hybrides, il faut documenter quels éléments sont stockés, comment, et par quel moyen ils redeviendront lisibles. Les exigences des « GoBD » (principes allemands de tenue et de conservation des documents) restent applicables : traçabilité, inaltérabilité, exploitabilité automatisée.
En pratique, les difficultés naissent rarement de l’émission elle-même, mais des passages entre boîte de réception, GED, ERP, validation des paiements et archive. Une question éclaire plus que n’importe quel inventaire d’outils : quel système fait finalement autorité pour la déclaration de TVA ?
Ce qu’il reste à faire d’ici fin 2026
- Désigner un responsable. Une personne ou un service pilote la bascule sur le plan technique comme sur le fond.
- Recenser les factures de vente concernées, en particulier les contrats récurrents, les acomptes, les avoirs et les achats comptants au-delà de 250 euros.
- Vérifier le chiffre d’affaires de l’année précédente. Au-dessus ou en dessous de 800 000 euros ?
- Arrêter un canal de réception et désigner qui contrôle et qui valide.
- Tester le logiciel sur « XRechnung » et « ZUGFeRD », validation, visualisation et archivage compris, pas seulement l’envoi.
- Mettre à jour les données de base : qualité d’assujetti, numéro de TVA, adresse de facturation et format souhaité pour chaque client et fournisseur.
- Faire des essais avec vos partenaires principaux, y compris sur les corrections et les annulations.
- Former les équipes et adapter la documentation des procédures.
Plus la bascule commence tard, plus il faut être pragmatique : la réception, le contrôle, la comptabilisation et l’archivage doivent d’abord fonctionner de façon fiable. L’automatisation et l’optimisation des interfaces viendront ensuite.
L’articulation avec la comptabilité courante est décrite sous Comptabilité et reporting, les obligations déclaratives sous Fiscalité et obligations déclaratives. Les questions ponctuelles les plus fréquentes sont traitées dans notre dossier sur la facturation électronique.
Sources : §§ 14, 14a, 14c, 17, 19, 25, 25a et 27 al. 38 UStG dans leur rédaction issue du « Wachstumschancengesetz » du 27.03.2024 ; §§ 33 et 34 UStDV ; instruction du BMF du 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007.