Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 01.01.2025 und kennt keine Übergangsfrist. Für das Ausstellen laufen die Übergangsregelungen dagegen stufenweise aus, und die nächste Marke ist der 01.01.2027. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab diesem Tag E-Rechnungen versenden können.
Viele Unternehmen haben für den Empfang ein E-Mail-Postfach eingerichtet und die Sache damit als erledigt betrachtet. Für eine rechtssichere Umsetzung genügt das in der Regel nicht: Eingehende E-Rechnungen müssen auch gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht und in ihrer strukturierten Ursprungsform aufbewahrt werden können.
Die drei Stufen im Überblick
| Zeitraum | Wer darf noch sonstige Rechnungen ausstellen? |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | alle Rechnungsaussteller. Papier ohne Zustimmung des Empfängers, einfache elektronische Rechnungen wie PDF nur mit dessen Zustimmung |
| bis 31.12.2027 | nur noch Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Dasselbe gilt für EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen |
| ab 01.01.2028 | niemand mehr. Zwischen inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung dann der Regelfall, soweit keine Ausnahme greift |
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Wer die Schwelle im Jahr 2026 überschreitet, ist bereits ab dem 01.01.2027 verpflichtet und nicht erst ab 2028.
Was als E-Rechnung gilt
Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland erfüllen das insbesondere XRechnung als reines XML und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein PDF per E-Mail bleibt eine sonstige Rechnung im Sinne von Satz 4 derselben Vorschrift.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist im Zweifel der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das lesbare Bild. Weichen beide voneinander ab, kann der abweichende Bildteil als eigene sonstige Rechnung gelten und einen unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG auslösen. Das ist der teuerste der stillen Fehler in diesem Themenfeld, weil die Rechnung auf dem Bildschirm völlig richtig aussieht.
Eine XRechnung ist als reine XML-Datei für das menschliche Auge nicht lesbar. Auf der Empfangsseite braucht es deshalb einen Viewer oder eine Visualisierung im ERP-System. Ohne diese Vorkehrung lässt sich eine eingehende Rechnung praktisch nicht prüfen.
Wann eine E-Rechnung zwingend ist
Für die Prüfung im Einzelfall hat sich eine feste Reihenfolge bewährt:
- Handelt es sich um eine steuerbare Lieferung oder sonstige Leistung?
- Ist der Empfänger Unternehmer und handelt er für sein Unternehmen?
- Sind beide Parteien im Inland ansässig?
- Greift keine Ausnahme?
- Lässt sich keine Übergangsregelung mehr nutzen?
Erst wenn alle fünf Fragen zutreffen, ist die E-Rechnung zwingend.
Auf die Frage, wer die Steuer schuldet, kommt es dabei nicht an. Auch Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG, etwa bei Bauleistungen oder beim Verkauf von Schrott und Edelmetallen, fallen unter die Pflicht. Dasselbe gilt für die Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG und die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, sobald die übrigen Voraussetzungen vorliegen.
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Die Befreiung betrifft ausschließlich das Ausstellen. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen, Kleinunternehmer eingeschlossen. Eine freiwillige E-Rechnung bleibt in allen genannten Fällen möglich.
Die Fälle, an denen es in der Praxis hängt
Bargeschäfte über 250 Euro. Die Kleinbetragsgrenze wird häufiger überschritten, als es im Rechnungslauf auffällt: Hotelübernachtungen, das Betanken von Baumaschinen, größere Einkäufe im Baumarkt oder Großhandel. Dafür lohnt sich ein eigener kleiner Ablauf mit drei geklärten Rollen: Wer fordert die E-Rechnung an, wer prüft sie, wer archiviert sie?
Dauerschuldverhältnisse wie Miete, Leasing oder Wartung. Häufig genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beiliegt oder sich aus dem Inhalt eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Ändern sich Pflichtangaben, etwa das Entgelt, kann eine neue Rechnung nötig werden.
Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind in vielen Softwarelösungen technisch schwieriger abzubilden als Standardrechnungen. Sie gehören früh und gesondert getestet.
Rechnungsberichtigungen. War die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung zu stellen, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Reine Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto, erfordern dagegen keine Berichtigung.
Archivierung und Schnittstellen
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil unverändert im Originalformat. Bei hybriden Formaten muss dokumentiert sein, welche Bestandteile wie gespeichert und später wieder lesbar gemacht werden. Die Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gelten unverändert fort.
Probleme entstehen in der Praxis seltener bei der Rechnungserstellung als an den Übergängen zwischen Postfach, Dokumentenmanagement, ERP, Zahlungsfreigabe und Archiv. Eine Frage klärt dabei mehr als jede Systemliste: Welches System ist am Ende die führende Datenquelle für die Umsatzsteuermeldung?
Was bis Ende 2026 zu tun ist
- Verantwortlichkeit klären. Eine Person oder Abteilung koordiniert die Umstellung fachlich und technisch.
- Betroffene Ausgangsrechnungen identifizieren, insbesondere Dauerschuldverhältnisse, Anzahlungen, Gutschriften und Bargeschäfte über 250 Euro.
- Vorjahresumsatz prüfen. Liegt er über oder unter 800.000 Euro?
- Empfangskanal festlegen und die Zuständigkeit für Prüfung und Freigabe bestimmen.
- Software testen, und zwar auf XRechnung und ZUGFeRD einschließlich Validierung, Sichtbarmachung und Archivierung, nicht allein auf Versand.
- Stammdaten aktualisieren: Unternehmereigenschaft, USt-IdNr., Rechnungsadresse und bevorzugtes Format je Kunde und Lieferant.
- Testläufe mit wichtigen Geschäftspartnern durchführen, auch für Korrekturen und Stornos.
- Mitarbeitende schulen und die Verfahrensdokumentation anpassen.
Je später die Umstellung beginnt, desto mehr spricht für ein pragmatisches Vorgehen: Zuerst müssen Empfang, Prüfung, Buchung und Archivierung sicher funktionieren. Automatisierung und Schnittstellenoptimierung lassen sich danach ausbauen.
Wie die E-Rechnung mit der laufenden Buchhaltung zusammenspielt, steht unter German Accounting & Reporting; die steuerlichen Meldepflichten unter German Tax & Compliance. Die häufigsten Einzelfragen beantwortet der Fragenkatalog zur E-Rechnung.
Quellen: §§ 14, 14a, 14c, 17, 19, 25, 25a, 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27.03.2024; §§ 33, 34 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007.