Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Schreiben vom 6. Juni 2025 klargestellt, dass Anfragen zur Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn.) künftig ausschließlich über das digitale Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) abzuwickeln sind. Schriftliche oder telefonische Anträge werden dann nicht mehr bearbeitet.
Warum die Bestätigung wichtig ist
Unternehmer mit innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Europäischen Union sind verpflichtet, die Gültigkeit der USt-IdNrn. ihrer Abnehmer sicherzustellen. Ohne gültige Nummer riskieren sie Umsatzsteuer-Nachforderungen.
Das Online-Verfahren über das BZSt-Portal oder die XML-RPC-Schnittstelle ist kostenfrei und rund um die Uhr verfügbar – mit Ausnahme möglicher Wartungsfenster.
Einfache und qualifizierte Anfrage
| Anfragetyp | Umfang der Bestätigung |
|---|---|
| Einfache Anfrage | Prüft nur die Gültigkeit der USt-IdNr. |
| Qualifizierte Anfrage | Zusätzlich bestätigt werden Firmenname und Anschrift, an die die Nummer vergeben ist |
Beide Anfragetypen müssen ab dem 20. Juli 2025 ausschließlich digital gestellt werden – via Portal oder Schnittstelle.
Was das BMF-Schreiben regelt
Mit dem BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025 (GZ III C 5-S 7427-d/00014/001/002) wurde Abschnitt 18e.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses überarbeitet. Wesentliche Punkte:
- Anfragen dürfen ab dem 20. Juli 2025 ausschließlich digital erfolgen.
- Namens- und Adressabfrage bleibt möglich – als qualifizierte Anfrage.
- Die Regelungen gelten für Einzel- und Massenanfragen über die Schnittstelle.
Die Neuregelung tritt ab dem 20. Juli 2025 in Kraft. Ab diesem Tag sind schriftliche, telefonische oder Fax-Anfragen wirkungslos.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software oder ihr Workflow auf das Portal oder die XML-RPC-Schnittstelle des BZSt vorbereitet ist und qualifizierte oder einfache Anfragen strukturiert abwickelt.
Bedeutung für grenzüberschreitende Lieferketten
Für deutsch-französische Unternehmen sowie grenzüberschreitende Lieferketten ist die rechtskonforme Prüfung der USt-IdNrn. essenziell. Das neue Verfahren sorgt für:
- Rechtssicherheit: Nur noch einheitliches digitales Verfahren – kein Mischbetrieb mehr.
- Nachweisbarkeit: Qualifizierte Nachweise werden elektronisch gespeichert – kein Papier mehr notwendig.
- Digitalisierung: Konsistentes Handling für Einzel- und Serienprüfung – Effizienzsteigerung in der Steuer-Compliance.