Deutsche Lohnabrechnung – und alles, was daran hängt.

Der Abrechnungsmonat folgt einem festen Ablauf:

1. Stamm- und Bewegungsdaten – Änderungen wie Eintritte, Austritte, Gehaltsanpassungen, Fehlzeiten und variable Bezüge liegen bis zu einem vereinbarten Stichtag vor.
2. Abrechnungslauf – Brutto, gesetzliche Abzüge, Netto. Sie erhalten die Abrechnungen, das Buchungsjournal und die Zahlungsliste zur Freigabe.
3. Meldungen – Beitragsnachweis an die Krankenkassen als Einzugsstellen, Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt.
4. Zahlungen – die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV), die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats (§ 41a Abs. 1 EStG).

Die Sozialversicherungsbeiträge sind damit bereits vor Ende des Beschäftigungsmonats zu zahlen. Gerechnet wird deshalb zunächst mit einem geschätzten Wert, der im Folgemonat ausgeglichen wird.

Erforderlich sind Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Informationen zu Sozialversicherungsstatus, Steueridentifikationsnummern sowie eventuelle A1-Bescheinigungen. Wir prüfen alle Dokumente auf Vollständigkeit und übernehmen anschließend die Meldungen an die zuständigen Stellen.

Die passenden Formulare finden Sie unter Downloads – für Neueinstellungen, Minijobs, Auszubildende, Sofortmeldungen und Kündigungen.

Der Anspruch auf eine Abrechnung ergibt sich aus § 108 GewO: Sie ist in Textform bei Zahlung des Arbeitsentgelts zu erteilen und muss Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Entgelts enthalten. Die Einzelheiten regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung.

Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Geburtsdatum, Versicherungsnummer
• Beginn und gegebenenfalls Ende der Beschäftigung, Abrechnungszeitraum und Zahl der Steuertage
• Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession und weitere Besteuerungsmerkmale
• Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle
• die Bezüge einzeln, gekennzeichnet als laufend oder einmalig, steuer- und beitragspflichtig oder -frei
• die Abzüge getrennt nach Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen

Eine französische bulletin de paie folgt einer anderen Systematik und enthält diese Angaben nicht. Wir erstellen die Abrechnung nach deutschem Muster, auf Wunsch mit französischer oder englischer Erläuterung für Ihre Mitarbeitenden.

In Frankreich werden Sozialabgaben und Steuern direkt über das System „Prélèvement à la source“ vom Bruttolohn einbehalten, während in Deutschland Lohnsteuer und Sozialbeiträge getrennt ausgewiesen und abgeführt werden. FRADECO sorgt dafür, dass Ihre Payroll-Abwicklung in beiden Ländern korrekt, rechtssicher und fristgerecht erfolgt.

Der Lohnsteuerabzug richtet sich nach Steuerklassen und weiteren Merkmalen, die der Arbeitgeber elektronisch abruft – nicht nach einem individuellen Satz aus der Steuererklärung wie in Frankreich.

• Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession und Freibeträge stellt die Finanzverwaltung als ELStAM bereit. Der Arbeitgeber meldet den Beschäftigten an und ruft sie ab; benötigt werden Steueridentifikationsnummer und Geburtsdatum.
• Einbehalten werden Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und, bei Kirchenmitgliedschaft, Kirchensteuer.
• Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben; zum selben Termin ist die Steuer abzuführen (§ 41a Abs. 1 EStG).

Der Abzug ist eine Vorauszahlung. Die endgültige Steuer ergibt sich erst aus der Einkommensteuererklärung der beschäftigten Person; für den zutreffenden Abzug haftet gleichwohl der Arbeitgeber.

Es sind zwei getrennte Fristen:

• Sozialversicherung – die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag desselben Monats fällig, in dem gearbeitet wurde (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle vorher vorliegen.
• Lohnsteuer – Anmeldung und Zahlung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a Abs. 1 EStG).

Der Anmeldungszeitraum für die Lohnsteuer richtet sich nach der Vorjahressumme (§ 41a Abs. 2 EStG): über 5.000 Euro monatlich, über 1.080 Euro vierteljährlich, darunter jährlich. Bei neu gegründeten Betrieben wird die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats hochgerechnet.

Die Sozialversicherung ist damit vor Monatsende fällig, die Lohnsteuer erst danach. Die Fristenüberwachung übernehmen wir und melden uns rechtzeitig, wenn Freigaben ausstehen.

Es gibt fünf Zweige. Die Beiträge werden – mit Ausnahme der Unfallversicherung – grundsätzlich hälftig von Arbeitgeber und Beschäftigten getragen. Für 2026 gilt:

• Krankenversicherung – allgemeiner Beitragssatz 14,6 %, dazu ein kassenindividueller Zusatzbeitrag (im Durchschnitt 2,9 %).
• Rentenversicherung – 18,6 %.
• Pflegeversicherung – 3,6 %, mit Zuschlag für Kinderlose und Abschlägen ab dem zweiten Kind.
• Arbeitslosenversicherung – 2,6 %.
• Gesetzliche Unfallversicherung – allein vom Arbeitgeber, über die Berufsgenossenschaft, nicht über die Payroll.

Beiträge werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze erhoben: 2026 in der Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 Euro monatlich, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 Euro monatlich.

Hinzu kommen die Umlagen U1, U2 und U3, die der Arbeitgeber allein trägt. Für die Kalkulation einer deutschen Stelle rechnen wir die Gesamtbelastung konkret durch.

Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt. Für 2026 gilt bei einem Mindestlohn von 13,90 Euro:

• Minijob – bis 603 Euro monatlich. Der Beschäftigte zahlt in der Regel keine Beiträge (Rentenversicherung auf Antrag abwählbar), der Arbeitgeber führt Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale ab.
• Midijob (Übergangsbereich) – von 603,01 bis 2.000 Euro monatlich. Der Arbeitnehmeranteil steigt gleitend an, der volle Versicherungsschutz besteht von Anfang an.
• Reguläre Beschäftigung – ab 2.000,01 Euro, volle Beiträge hälftig.

Auch im Minijob gelten Mindestlohn, Arbeitszeitaufzeichnung, Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Maßgeblich ist der regelmäßige Monatsverdienst: Ein gelegentliches Überschreiten ist unter Bedingungen unschädlich, ein dauerhaftes führt rückwirkend zur Versicherungspflicht. Wir prüfen die Einstufung vor der ersten Abrechnung.

Die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung lebt grundsätzlich wieder auf, wenn das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die maßgebliche Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschreitet – 2026: 77.400 EUR beziehungsweise besondere Grenze 69.750 EUR.

In diesem Fall endet die freiwillige Versicherung und es tritt wieder Versicherungspflicht ein. Die Krankenkasse stuft die Person dann als pflichtversichertes Mitglied ein. Die Beiträge werden nicht mehr nach den Regeln für freiwillig Versicherte, sondern nach den Regeln für pflichtversicherte Arbeitnehmer berechnet.

Wichtig: Die freiwillige Versicherung bleibt nur bestehen, solange keine Versicherungspflicht eintritt. Einen Bestandsschutz für die freiwillige Versicherung gibt es nicht.

Für das Jahr 2026 ergeben sich folgende Anpassungen:

• Höchstbeträge: Beiträge an eine kapitalgedeckte Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung sind bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei – für 2026 also 8.112 EUR jährlich. Sozialversicherungsfrei sind Beiträge bis zu 4 %, also 4.056 EUR jährlich beziehungsweise 338 EUR monatlich.
• Arbeitgeberzuschuss: Bei Entgeltumwandlung muss der Arbeitgeber einen Zuschuss von 15 % des umgewandelten Entgelts leisten, soweit er dadurch Sozialversicherungsbeiträge einspart. Das gilt für Direktversicherung, Pensionsfonds und Pensionskasse.
• Förderbetrag für Geringverdiener: Für Beschäftigte bis 2.575 EUR monatlich erhalten Arbeitgeber einen Förderbetrag von 30 % auf zusätzliche Beiträge. Wird die Grenze im Laufe des Jahres überschritten, entfällt der Förderbetrag ab diesem Zeitpunkt; eine rückwirkende Korrektur ist nicht erforderlich.
• Abfindung von Kleinanwartschaften: Die Schwellenwerte wurden angehoben. Eine Abfindung ist möglich, wenn die monatliche Rente 1,5 % der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt.
• Pauschalierung nach § 40b EStG a. F.: Für Altzusagen vor 2005 kann weiterhin mit 20 % pauschal besteuert werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

In der Regel gilt das Beschäftigungslandprinzip: Sozialversicherungsbeiträge werden dort gezahlt, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Bei Tätigkeiten in mehreren Ländern kann eine A1-Bescheinigung festlegen, welches nationale Recht Anwendung findet. FRADECO begleitet Sie bei der Beantragung und Umsetzung dieser Verfahren.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft bei allen Arbeitgebern mindestens alle vier Jahre, ob Melde- und Beitragspflichten richtig erfüllt wurden (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Sie läuft unabhängig von der steuerlichen Betriebsprüfung.

Geprüft werden vor allem:

• die Beurteilung des Beschäftigungsstatus, insbesondere bei freien Mitarbeitern und Geschäftsführern
• die Abgrenzung beitragsfreier und beitragspflichtiger Entgeltbestandteile
• Minijobs, Übergangsbereich und Mehrfachbeschäftigungen
• die Umlagen U1 und U2 sowie die Künstlersozialabgabe

Wird ein Auftragsverhältnis nachträglich als Beschäftigung eingestuft, schuldet der Arbeitgeber die Beiträge für die Vergangenheit einschließlich des Arbeitnehmeranteils; ein Rückgriff auf den Beschäftigten ist nur eingeschränkt möglich.

Wir beurteilen den Status vor Vertragsschluss, bereiten die Prüfung vor, führen den Schriftverkehr und begleiten den Prüfer.

Die Beiträge werden ausschließlich vom Arbeitgeber getragen und direkt an die zuständige Berufsgenossenschaft gezahlt. Beschäftigte leisten keinen Beitrag – deshalb erscheint die Unfallversicherung auch auf keiner Gehaltsabrechnung.

Da keine individuellen Arbeitnehmerbeiträge entstehen, erfolgt die Zahlung der gesetzlichen Unfallversicherung separat über den jährlichen Beitragsbescheid der Berufsgenossenschaft – nicht über den monatlichen Abrechnungslauf.

Ausführlich erklärt im Spezialthema Gesetzliche Unfallversicherung.

Beides ist gesetzlich geregelt; vertraglich sind nur günstigere Regelungen möglich.

Urlaub (§ 3 BUrlG): Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen – bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Urlaubstagen. Tarif- und Arbeitsverträge sehen häufig 25 bis 30 Tage vor.

Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG): Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit besteht Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts für die Dauer von bis zu sechs Wochen. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Der Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Einen Teil der Fortzahlungskosten erstattet die U1-Umlage an Betriebe mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten. Urlaubsansprüche, Resturlaub und Fortzahlungszeiträume führen wir laufend mit und weisen sie in der Abrechnung aus.

Ja, sofern § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag nicht ausdrücklich ausgeschlossen oder eingeschränkt wurde. Dann besteht ein Anspruch auf bezahlte Freistellung für eine verhältnismäßig kurze Zeit zur Betreuung eines erkrankten Kindes – auch ohne besondere Regelung im Vertrag.

• Der Anspruch ergibt sich aus § 616 BGB: persönlicher Verhinderungsgrund, unverschuldet, für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ (in der Praxis etwa 3 Tage bis 2 Wochen, häufig bis zu 5 Tage als Richtwert).
• § 616 BGB kann vertraglich ausgeschlossen oder reduziert werden. Nur wenn ein solcher Ausschluss vorliegt, muss kein Entgelt gezahlt werden.

Für die Abrechnung entscheidend: Ist § 616 BGB anwendbar, erfolgt Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber und kein Kinderpflegekrankengeld für diese Tage. Ist er ausgeschlossen, greift die unbezahlte Freistellung nach § 45 SGB V, gegebenenfalls mit Kinderpflegekrankengeld durch die Krankenkasse.

Dass auch Betriebe mit ausschließlich männlichen Beschäftigten am U2-Verfahren teilnehmen, wirkt auf den ersten Blick widersprüchlich – ist aber genau so gewollt. Die Umlage knüpft nicht an die Zusammensetzung der Belegschaft an, sondern an die Arbeitgebereigenschaft.

Am U2-Verfahren nehmen sämtliche Arbeitgeber teil, unabhängig von Betriebsgröße und Geschlechterverteilung. Maßgeblich ist das rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt aller Beschäftigten – ausdrücklich auch das der Männer.

Der Grund: Die U2-Umlage ist kein Zuschlag für Betriebe mit weiblichen Beschäftigten, sondern Teil eines solidarisch ausgestalteten Ausgleichssystems. Die Lasten des Mutterschutzes sollen nicht einzelne Arbeitgeber oder Branchen treffen, sondern auf alle verteilt werden. Damit wird verhindert, dass Betriebe mit höherem Frauenanteil strukturell benachteiligt werden.

Hinzu kommt: Die personelle Struktur eines Betriebs ist nicht statisch. Wer heute nur Männer beschäftigt, kann jederzeit Frauen einstellen. Die Umlagepflicht entsteht deshalb mit dem Beschäftigungsverhältnis – nicht erst mit einem konkreten Mutterschutzfall.

Wer die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht hat (in der Regel 67 Jahre, mit Übergangsregelung für Geburtsjahrgänge bis 1963), kann als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer bis zu 2.000 EUR monatlich beziehungsweise 24.000 EUR jährlich steuerfrei hinzuverdienen.

• Der steuerfreie Monatsbetrag ist nicht übertragbar: Was in einem Monat nicht ausgeschöpft wird, verfällt.
• Die Steuerbefreiung gilt ab dem Folgemonat nach Erreichen der Regelaltersgrenze.
• Die Einnahmen bleiben sozialversicherungspflichtig: Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung fallen weiterhin an. Rentenbeiträge können freiwillig geleistet werden.
• Verdienste über 2.000 EUR monatlich sind regulär zu versteuern.
• Die Regelung gilt nur für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit in einem Dienstverhältnis – nicht für Minijobs, Selbständige, Freiberufler, Land- und Forstwirte oder Beamte.
• Die Begünstigung wird neben dem Grundfreibetrag gewährt und unterliegt nicht dem Progressionsvorbehalt.
• Bei mehreren Dienstverhältnissen darf der Freibetrag nur in einem genutzt werden. In Steuerklasse VI ist eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers erforderlich, dass die Befreiung nicht bereits anderswo berücksichtigt wird.

Auf den Steuersatz anderer Einkünfte wirkt sich die Aktivrente nicht aus; bereits ausgezahlte Altersrenten werden weiterhin wie bisher versteuert.

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Frankreich regelt, welches Land das Besteuerungsrecht hat. Grundsätzlich wird die Steuer im Tätigkeitsland erhoben, mit einer Anrechnung im Wohnsitzland. FRADECO sorgt dafür, dass beide Systeme korrekt abgestimmt sind.

Grenzgänger zahlen ihre Steuern grundsätzlich im Wohnsitzland, während die Sozialversicherung im Tätigkeitsland abgeführt wird. Wir erstellen die Abrechnungen so, dass beide Verpflichtungen eingehalten werden.

Ja. Wir betreuen Unternehmen mit deutsch-französischen Teams und übernehmen die vollständige Payroll-Verarbeitung, inklusive Lohnabrechnungen, Meldungen an die deutschen Behörden sowie die Kommunikation mit ihnen.

In DATEV LODAS – dem in Deutschland verbreiteten Standard für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für Sie bedeutet das geprüfte Meldewege zu den Einzugsstellen, zum Finanzamt und zur Berufsgenossenschaft: Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldung und die Meldungen zur Sozialversicherung laufen über die dafür vorgesehenen Schnittstellen.

Die Auswertungen – Abrechnungen, Buchungsjournal, Zahlungsliste – liefern wir so, dass sie sich in Ihre Buchhaltung und Ihr Konzernreporting übernehmen lassen. Welches System Sie selbst einsetzen, spielt dafür keine Rolle.

Ja. Ein unterjähriger Wechsel ist möglich, sofern die aufgelaufenen Jahreswerte vollständig übernommen werden.

Dazu gehören Brutto, Steuern, Beiträge, Freibeträge sowie Urlaubs- und Fortzahlungszeiträume. Ohne sie würden Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresberechnungen zurückgesetzt, was zu unzutreffenden Abzügen und einer fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigung führt.

Wir fordern die Daten beim bisherigen Dienstleister an, übernehmen und stimmen die Jahreswerte ab, melden die ELStAM um und melden bei den Einzugsstellen an. Auf Wunsch läuft der erste Monat zur Kontrolle parallel.

Wie der Wechsel des Steuerberaters insgesamt abläuft, steht unter Steuerberaterwechsel.