Das Urlaubsgeld wird von Arbeitnehmern oft als einmaliger finanzieller Vorteil angesehen, der zum Gehalt hinzukommt. In Deutschland ist diese Zahlung jedoch gesetzlich nicht verpflichtend und vollständig steuerpflichtig.
Es handelt sich nicht um das während des Urlaubs gezahlte Gehalt (Urlaubsentgelt), sondern um eine zusätzliche Vergütung, die häufig anlässlich des Jahresurlaubs gewährt wird.
Wann ein Anspruch besteht
In Deutschland besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld. Es wird nur gezahlt, wenn es vorgesehen ist:
- im individuellen Arbeitsvertrag
- oder durch Betriebsübung (mindestens 3 aufeinanderfolgende Jahre ohne Vorbehalt)
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung
Wie das reguläre Gehalt unterliegt auch das Urlaubsgeld vollständig:
- der Kirchensteuer (falls zutreffend)
- den Sozialabgaben: Renten-, Kranken-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung
Daher ist der ausgezahlte Nettobetrag oft deutlich niedriger als der auf der Gehaltsabrechnung angegebene Bruttobetrag.
Sonderfälle
Während der Elternzeit
Der Anspruch auf das Urlaubsgeld hängt vom Zweck ab:
- Wenn es die berufliche Tätigkeit belohnt, entfällt es während der Elternzeit.
- Wenn es Treue belohnt oder gemischten Charakter hat (Leistung + Loyalität), bleibt es während der Elternzeit bestehen.
Bei längerer Krankheit
Bleibt ein Arbeitnehmer das ganze Jahr krankgeschrieben, behält er seinen Urlaubsanspruch und unter Umständen auch den Anspruch auf das Urlaubsgeld. Dieses ist jedoch erst bei tatsächlicher Inanspruchnahme des Urlaubs fällig.
Gleichbehandlung
Der Grundsatz der Gleichbehandlung verbietet dem Arbeitgeber, das Urlaubsgeld nur bestimmten Arbeitnehmern ohne sachlichen Grund zu zahlen.
Kann der Arbeitgeber die Freiwilligkeit vorbehalten?
Ja. Um die Entstehung einer Betriebsübung zu verhindern, muss der Arbeitgeber bei jeder Zahlung ausdrücklich den freiwilligen und nicht wiederkehrenden Charakter des Urlaubsgeldes erklären.
Beispiel: Ein Schreiben, das die Zahlung als „eine Ausnahmeprämie, freiwillig gezahlt und ohne Anerkennung eines zukünftigen Anspruchs“ beschreibt.
Kürzung oder Wegfall des Urlaubsgeldes
- Das Urlaubsgeld kann durch Tarifvertrag für die Zukunft abgeschafft werden, unter Beachtung der Grundrechte der Arbeitnehmer.
- Es kann bei Ausscheiden während des Jahres oder längerer Abwesenheit gekürzt werden.
Ausscheiden im Jahresverlauf
- Wird das Urlaubsgeld als Zusatzvergütung betrachtet, kann es anteilig gezahlt werden.
- Wird es als Gratifikation gesehen, kann es unabhängig vom Austrittsdatum vollständig fällig sein.
Bei vorzeitig gezahltem Urlaubsgeld
Der Arbeitgeber kann eine Rückforderung nur verlangen, wenn:
- eine klare Rückzahlungsklausel im Vertrag enthalten ist
- die Klausel hinsichtlich Betrag und Verpflichtungsdauer angemessen ist
- dies nicht bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber gilt
Die Erholungsbeihilfe als Alternative
Eine interessante Alternative ist die Erholungsbeihilfe: Ebenfalls freiwillig, ist sie bei Einhaltung bestimmter Höchstgrenzen teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei – 156 € für den Arbeitnehmer.
Sie muss direkt mit der Urlaubszeit verbunden sein. Im Gegensatz zum Urlaubsgeld ermöglicht sie dem Unternehmen, seine Kosten zu senken und gleichzeitig dem Arbeitnehmer einen steuerfreien Netto-Vorteil zu bieten.
Urlaubsgeld und Mindestlohn
- Urlaubsgeld kann nur dann für die Mindestlohnberechnung berücksichtigt werden, wenn es monatlich mit 1/12 des Jahresbetrags gezahlt wird.
- Ein Arbeitgeber darf eine Jahreszahlung nicht in 12 Monatsraten aufteilen, um das Mindestlohngesetz zu umgehen.
Empfehlungen
- Planen Sie den Einsatz des Urlaubsgeldes klug: Es ist steuerpflichtig, aber dennoch eine wertvolle Unterstützung.
- Informieren Sie sich über Ihre Rechte, besonders bei Elternzeit oder Krankheit.
- Seien Sie klar und transparent über den freiwilligen oder vertraglichen Charakter des Urlaubsgeldes.
- Nutzen Sie es als strategisches Instrument zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern.
- Denken Sie an steuerliche Optimierung durch Erholungsbeihilfen.