Buchhaltung nach deutschem Recht – lesbar für die Zentrale.

Der auffälligste Unterschied betrifft den Kontenplan. Frankreich kennt mit dem plan comptable général einen verbindlichen Einheitskontenplan: Kontenklassen und Nummernkreise sind vorgegeben.

Deutschland kennt keinen amtlichen Kontenrahmen. In der Praxis haben sich zwei Standards durchgesetzt – SKR03 (nach dem Geschäftsablauf gegliedert) und SKR04 (nach der Abschlussgliederung). Beide sind freiwillig; verbindlich ist nur die Gliederung des Abschlusses selbst: § 266 HGB für die Bilanz, § 275 HGB für die Gewinn- und Verlustrechnung.

Zwei weitere Unterschiede fallen im Alltag auf:

• Das Vorsichtsprinzip ist im HGB stärker ausgeprägt als in der französischen Rechnungslegung.
• Handels- und Steuerbilanz hängen über die Maßgeblichkeit zusammen (§ 5 Abs. 1 EStG). Der handelsrechtliche Abschluss ist damit Ausgangspunkt der Besteuerung.

Für die Konzernzentrale übernehmen wir das Mapping auf Ihren Gruppenkontenplan und die Überleitung.

Es sind zwei getrennte Fristen:

• Aufstellung – Kapitalgesellschaften stellen den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des Folgejahres auf; kleine Gesellschaften dürfen sich sechs Monate Zeit lassen, wenn ein ordnungsgemäßer Geschäftsgang das erfordert (§ 264 Abs. 1 HGB).
• Offenlegung – spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag beim Unternehmensregister (§ 325 Abs. 1a HGB).

Wird die Offenlegungsfrist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein; es beginnt mit einer Androhung samt sechswöchiger Nachfrist.

Der Umfang der Offenlegung hängt von der Größenklasse ab: Kleine Gesellschaften legen nur die Bilanz und den Anhang ohne GuV-Angaben offen. Aufstellung und Offenlegung übernehmen wir; die Feststellung des Abschlusses bleibt bei den Gesellschaftern.

§ 267 HGB unterscheidet nach drei Merkmalen – Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl im Jahresdurchschnitt. Maßgeblich ist, ob mindestens zwei der drei Merkmale über- oder unterschritten werden, und zwar an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen.

Unterhalb der kleinen Gesellschaften steht die Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB mit weiteren Erleichterungen.

Von der Einstufung hängen der Umfang von Anhang und Lagebericht, die Prüfungspflicht (ab mittelgroß) und der Umfang der Offenlegung ab.

Maßgeblich sind dabei die Werte der einzelnen Gesellschaft, nicht die des Konzerns – eine deutsche Tochter kann also „klein“ sein, obwohl die Gruppe groß ist. Wir prüfen die Einstufung jährlich mit.

Beides ist möglich.

• In Ihrem System – wir arbeiten in Ihrem ERP, etwa SAP, Microsoft Dynamics oder Business Central. Damit bleibt eine Datenbasis für Gruppe und deutsche Einheit.
• In unserem System – wir buchen bei uns und liefern die Daten in Ihr Format. Das erfordert keinen Systemzugang für uns und erlaubt einen schnelleren Start.

In beiden Fällen ist der Kontenrahmen zu klären: Ein deutscher Abschluss verlangt die Gliederung nach § 266 HGB. Läuft die Buchhaltung auf dem Gruppenkontenplan, braucht es eine Zuordnung; diese bauen wir einmal auf und pflegen sie fort.

Ebenso wichtig sind die Belegwege – wer Eingangsrechnungen freigibt, wo sie liegen und wie sie zu uns gelangen. Das legen wir zu Beginn gemeinsam fest.

Ein Reporting Package ist die Zulieferung der deutschen Einheit an die Konzernkonsolidierung – aufbereitet nach den Vorgaben der Zentrale.

Typischerweise enthält es die Salden auf dem Gruppenkontenplan, die Intercompany-Salden zur Abstimmung, Anlagenspiegel und Rückstellungsentwicklung sowie die Überleitung von HGB auf den Konzernstandard – IFRS oder French GAAP.

Der Abschluss nach HGB und das Reporting Package sind zwei eigenständige Rechenwerke aus derselben Buchhaltung: Der Abschluss folgt deutschem Recht, das Package den Konzernvorgaben.

Wir liefern in Ihrem Format und Ihrem Kalender – monatlich, quartalsweise oder jährlich – und auf Deutsch, Französisch oder Englisch.

Es ist der maschinenlesbare Auszug der Buchhaltung für die Betriebsprüfung. § 147 Abs. 6 AO eröffnet der Finanzverwaltung drei Wege des Datenzugriffs: unmittelbar am System, mittelbar über eine Auswertung durch das Unternehmen, oder die Überlassung eines Datenträgers. Für den dritten Weg wird die Datei im Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung erzeugt.

Die Datenträgerform hat den Vorteil, dass der Zugriff auf den Prüfungszeitraum und die prüfungsrelevanten Daten begrenzt bleibt und das laufende System unberührt.

Benötigt die französische Muttergesellschaft denselben Auszug aus dem deutschen Buchungsstoff, erstellen wir ihn als FEC-Datei. Beides ist auch aus einer Buchhaltung möglich, die nicht bei uns läuft.

Voraussetzung ist in beiden Fällen eine GoBD-konform geführte und unveränderbar aufbewahrte Buchhaltung.