Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten sollten

Zum 31. Dezember 2026 endet die Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung begleitender Entgeltunterlagen. Unternehmen, die bislang davon Gebrauch machen, sollten ihre Abläufe jetzt umstellen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen auch sie die gesetzlich erfassten Unterlagen für neue Sachverhalte elektronisch vorhalten.

Für Arbeitgeber kommt es dabei auf mehr an als auf das Einscannen von Dokumenten: Die Nachweise müssen vollständig, eindeutig zugeordnet und im Prüfungsfall verfügbar sein. Wir erläutern, was die Frist bedeutet und wie Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Die elektronische Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten begleitenden Entgeltunterlagen ist grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022 vorgeschrieben. Bis Ende 2026 können Arbeitgeber jedoch aufgrund einer bewilligten Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV noch davon abweichen. Diese Möglichkeit endet zum Jahreswechsel.

Wichtig für Altunterlagen: Bei einer bis Ende 2026 bewilligten Befreiung ist eine rückwirkende Digitalisierung der zuvor erfassten Sachverhalte nicht allein wegen des Stichtags erforderlich. Entscheidend sind neue Sachverhalte und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027. Ohne entsprechende Befreiung gilt die Pflicht bereits seit 2022. Dies stellen die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV klar.

Welche Unternehmen und Unterlagen betroffen sind

Die Pflicht betrifft grundsätzlich Arbeitgeber, die Entgeltunterlagen nach deutschem Sozialversicherungsrecht führen müssen – unabhängig von ihrer Unternehmensgröße. Das kann auch französische oder andere ausländische Unternehmen mit entsprechenden Arbeitgeberpflichten in Deutschland betreffen. Ein Arbeitgeber ohne Sitz in Deutschland muss für die Führung und Aufbewahrung der Entgeltunterlagen nach § 28f Abs. 1b SGB IV einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland bestellen. Für Beschäftigte in privaten Haushalten besteht eine gesetzliche Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht nach § 28f Abs. 1 SGB IV.

Erfasst sind insbesondere Nachweise, die für die Lohnabrechnung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung relevant sind. Dazu zählen, je nach Beschäftigungsfall:

• bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des EWR Nachweise zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel;
• Unterlagen zur Versicherungsfreiheit, etwa die Immatrikulationsbescheinigung bei Werkstudenten;
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs sowie auf Aufhebung dieser Befreiung;
• Erklärungen geringfügig Beschäftigter zu weiteren Beschäftigungen;
• beitragsrelevante Meldungen der Krankenkassen und Bescheide zur Versicherungspflicht;
• Unterlagen zu Entsendungen, insbesondere A1-Nachweise;
• Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder für die Pflegeversicherung;
• Kopien der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz sowie die Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 19 Abs. 1 AEntG.

Maßgeblich ist der Katalog in § 8 Abs. 2 BVV. Daraus folgt keine pauschale Pflicht, die gesamte Personalakte zu digitalisieren.

Was eine prüfungstaugliche digitale Ablage leisten muss

Die Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Außerdem müssen sie sich vollständig und geordnet prüfen lassen. Grundlage sind § 9 Abs. 5 BVV und § 10 BVV.

Für die Bereitstellung angeforderter Dokumente konkretisieren die Gemeinsamen Grundsätze die Anforderungen:

• Eine Datei je Unterlage: Mehrseitige Dokumente dürfen zusammenbleiben; mehrere unterschiedliche Unterlagen gehören bei der Vorlage nicht in dieselbe Datei.
• Eindeutige Zuordnung: Dokumentenart, Beschäftigter und Zeitraum müssen erkennbar sein, beispielsweise durch Dateinamen oder eine Zuordnungsliste.
• Geeignete Formate: Zulässig sind PDF sowie JPEG, PNG, BMP und TIFF. Die Inhalte müssen unabhängig vom verwendeten System darstellbar sein.

Eine Texterkennung (OCR) kann die Suche erleichtern. Eine allgemeine Pflicht zu OCR oder zu einer Scanauflösung von 300 dpi ergibt sich aus diesen Vorgaben jedoch nicht. Ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung die Anforderungen erfüllt.

Papieroriginale nach dem Scannen aufbewahren

Werden die erfassten Unterlagen in Papierform übermittelt, muss der Arbeitgeber sie in ein elektronisches Format überführen. Die Originale sind nach § 9 Abs. 5 BVV bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren; weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind ebenfalls zu beachten. Das Einscannen ist daher keine pauschale Erlaubnis zur Vernichtung der Papierunterlagen.

Digitale Unterlagen und euBP: zwei getrennte Pflichten

Die elektronische Ablage der Nachweise ist von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zu unterscheiden. Für die euBP müssen Entgeltabrechnungsdaten grundsätzlich seit 2023 und Finanzbuchhaltungsdaten seit 2025 elektronisch übermittelt werden. Auch hier sind Befreiungen nach § 126 SGB IV nur für Abrechnungszeiträume bis Ende 2026 möglich. Für Abrechnungsfälle ab 2027 ist die Übermittlung verpflichtend. Prüfen Sie deshalb sowohl Ihre Dokumentenablage als auch die Datenübermittlung aus den eingesetzten Programmen.

Welche Folgen fehlende Nachweise haben können

Kann die Rentenversicherung wegen unzureichender Aufzeichnungen die Versicherungs- oder Beitragspflicht beziehungsweise die Beitragshöhe nicht feststellen, kommen unter den Voraussetzungen des § 28f Abs. 2 SGB IV ein Summenbescheid oder eine Schätzung in Betracht. Bei Beitragsnachforderungen können zusätzlich Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV anfallen.

Wer Entgeltunterlagen vorsätzlich oder leichtfertig nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 4 SGB IV ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Dieser Höchstbetrag ist keine automatische Folge eines einzelnen Ablage- oder Formatfehlers.

In vier Schritten auf 2027 vorbereiten

1. Bestand und Befreiungen prüfen: Welche Unterlagen liegen in Papierakten, E-Mail-Postfächern, Personalsoftware oder beim Steuerberater? Welche Befreiungen wurden tatsächlich bewilligt?
2. Ablage und Zuständigkeiten festlegen: Definieren Sie Dokumentenarten, Zuordnung, Zugriffsrechte und Verantwortliche. Stimmen Sie mit Ihrer Lohnabrechnungsstelle ab, wer welche Nachweise erhält und aufbewahrt.
3. Verfügbarkeit praktisch testen: Lassen sich die Dokumente einer ausgewählten Person vollständig finden, lesen und einzeln bereitstellen? Klären Sie zusätzlich den euBP-Export mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister.
4. Umstellung rechtzeitig abschließen: Richten Sie die Abläufe für neue Unterlagen spätestens zum 1. Januar 2027 ein und schulen Sie die zuständigen Mitarbeitenden.

Die Aufzeichnungspflicht liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Lohnabrechnung ausgelagert ist. Die Arbeit daran lässt sich aber teilen, und die Abstimmung aus Schritt 2 sorgt dafür, dass dabei keine Unterlage zwischen den Zuständigkeiten liegen bleibt.

FRADECO unterstützt Sie bei der Vorbereitung

Sie möchten klären, welche Unterlagen betroffen sind und wie sich die Anforderungen in Ihre bestehenden Lohn- und Personalprozesse integrieren lassen? Wir unterstützen Sie bei der Bestandsaufnahme und der Abstimmung der nächsten Schritte – auch im deutsch-französischen Unternehmenskontext. Sprechen Sie uns gerne an.

Wie wir die laufende Lohnabrechnung übernehmen, steht unter German Payroll & HR.

Stand: 2. Oktober 2026. Die dargestellten Regelungen betreffen das deutsche Sozialversicherungsrecht.