E-Rechnung: der Fragenkatalog für den Betriebsalltag.

Nein – jedenfalls nicht, sobald die Ausstellungspflicht greift. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Rechtlich zählt es als sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für TIF- und JPEG-Dateien oder eingescanntes Papier.

Bis zur jeweiligen Ausstellungsfrist (2027 beziehungsweise 2028) dürfen Sie weiterhin PDF verschicken – aber nur mit Zustimmung des Empfängers, wie schon bisher.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen sie insbesondere:

• XRechnung – reines XML, im öffentlichen Auftragswesen etabliert
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebettetem XML; für die Ausstellung wird Version 2.1 empfohlen

Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil verbindlich, nicht die sichtbare PDF-Seite. Weichen beide voneinander ab, gilt der Datensatz.

Dann zählt der strukturierte XML-Teil. Der abweichende Bildteil kann darüber hinaus als eigene sonstige Rechnung gelten und einen unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG auslösen. Die ausgewiesene Steuer wird dann zusätzlich geschuldet.

Das ist der teuerste der stillen Fehler in diesem Themenfeld, denn die Rechnung sieht auf dem Bildschirm völlig richtig aus. Auffallen kann die Abweichung erst in der Betriebsprüfung.

Wir prüfen Ihre Ausgangsrechnungen auf genau diese Abweichung, bevor sie in Serie geht.

Für EDI-Rechnungen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Danach müssen auch diese Verfahren die Anforderungen der EN 16931 erfüllen. Wer heute über EDI abrechnet, sollte die Umstellung mit dem Dienstleister frühzeitig klären – die Frist fällt mit der ersten Ausstellungsstufe zusammen.

Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die E-Rechnung nicht vorgeschrieben. Erforderlich sind Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit – das lässt sich auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen.

Seit dem 1. Januar 2025. Diese Pflicht gilt bereits und kennt keine Übergangsfrist. Jedes inländische Unternehmen muss eine E-Rechnung annehmen und verarbeiten können – auch dann, wenn es selbst noch lange keine ausstellen muss.

In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach. Anspruchsvoller wird es bei der Weiterverarbeitung und der Archivierung.

Den Rechnungseingang richten wir in Ihrer Buchhaltung ein – einschließlich der Anbindung an Ihr ERP- oder Rechnungssystem.

• Ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
• Ab 1. Januar 2028 alle übrigen Unternehmen – ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Wer 2026 die Schwelle überschreitet, ist ab 2027 verpflichtet.

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Erfasst sind auch Gutschriften und Fälle des § 13b UStG (Reverse Charge im Inland) sowie juristische Personen, soweit sie einen unternehmerischen Bereich haben.

Auf die Frage, wer die Steuer schuldet, kommt es nicht an. Auch die Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG und die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG fallen unter die Pflicht, sobald die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Beide Seiten müssen im Inland ansässig sein. Grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter diese Regelung – dort gelten die Vorgaben des jeweiligen Landes.

Bei Dauerschuldverhältnissen genügt häufig eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum. Voraussetzung ist, dass der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beiliegt oder sich aus dem Inhalt eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Ändern sich Pflichtangaben, etwa das Entgelt nach einer Indexanpassung, kann eine neue Rechnung nötig werden. Ein bestehender Dauerrechnungsbestand gehört deshalb einmal durchgesehen, bevor die Ausstellungspflicht greift.

Es bleibt bei der allgemeinen Frist: sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Die E-Rechnungspflicht ändert daran nichts – sie betrifft die Form, nicht den Zeitpunkt.

Ja. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV
• Fahrausweise
• Rechnungen an Privatpersonen
• Rechnungen an juristische Personen ohne unternehmerischen Bereich

Wichtig: Das sind Ausnahmen vom Ausstellen. Die Empfangsfähigkeit müssen Sie trotzdem herstellen.

Dann greift die Ausnahme für Kleinbeträge nicht mehr, und Sie brauchen eine E-Rechnung. In der Praxis wird die Grenze häufiger überschritten, als es im Rechnungslauf auffällt: Hotelübernachtungen, das Betanken von Baumaschinen, größere Einkäufe im Baumarkt oder Großhandel.

Dafür lohnt sich ein eigener kleiner Ablauf mit drei geklärten Rollen:

• Wer fordert die E-Rechnung beim Lieferanten an?
• Wer prüft sie auf die Pflichtangaben?
• Wer archiviert den Datensatz?

Ohne diese Zuordnung bleibt es bei einem Kassenbon, und der Vorsteuerabzug steht zur Diskussion.

Zur Hälfte. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Von der Empfangspflicht nicht: Auch Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen können.

Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz selbst – elektronisch, unverändert und in der ursprünglichen Form. Die Maschinenlesbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.

Ein Ausdruck der Sichtfassung oder ein abgespeichertes PDF der Visualisierung genügt nicht. Begleitdokumente wie Sendeprotokolle unterliegen denselben Anforderungen.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre.

Was Ihre Archivierung dafür erfüllen muss, klären wir mit Ihnen – bei Bedarf gemeinsam mit Ihrem Softwareanbieter.

Ja, sofern die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung zu stellen war. Die Berichtigung teilt das Schicksal der Ursprungsrechnung und muss dieselbe Form haben.

Etwas anderes gilt bei reinen Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto, Rabatt oder Rückgabe. Diese erfordern keine Rechnungsberichtigung, sondern werden in der Anmeldung des jeweiligen Zeitraums berücksichtigt.

Dann gelten sie als nicht gemacht. Alle Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG müssen strukturiert im Datensatz vorliegen. Ein Hinweis in einem unstrukturierten Bemerkungsfeld reicht nicht aus.

Das ist der häufigste stille Fehler bei der Umstellung: Die Rechnung sieht richtig aus, die Maschine findet die Angabe aber nicht.

Wir prüfen eingehende Rechnungen auf die Pflichtangaben – dort fällt so etwas auf, bevor es die Betriebsprüfung tut.

Die Weigerung begründet keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung. Hat sich der Aussteller nachweislich um die Übermittlung bemüht, ist seine umsatzsteuerliche Pflicht erfüllt – auch wenn der Empfänger die Annahme verweigert.

Der Empfänger riskiert dabei sein eigenes Problem: Ohne die E-Rechnung fehlt ihm der Beleg für den Vorsteuerabzug.

Ja. Eine sonstige Rechnung kann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Unter Umständen bleibt der Vorsteuerabzug sogar ohne Berichtigung erhalten, wenn die sonstige Rechnung inhaltlich vollständig und richtig ist – das ist aber der Ausnahmefall und nicht der Plan.

Mit dem Eingang, nicht mit dem Ausgang – weil dort die Pflicht bereits gilt:

• Einen definierten Eingangskanal festlegen und intern bekannt machen
• Klären, ob Ihr Buchhaltungssystem XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann
• Die Archivierung auf den Datensatz umstellen, nicht auf die Sichtfassung
• Erst danach den Ausgang planen – dort haben Sie bis 2027 oder 2028 Zeit

Diese drei Schritte übernehmen wir: Eingang einrichten, Formate prüfen, Archivierung umstellen. Wie das mit Ihrer laufenden Buchhaltung zusammenspielt, steht unter German Accounting & Reporting; die steuerlichen Meldepflichten unter German Tax & Compliance.

Sie sind in vielen Softwarelösungen technisch schwieriger abzubilden als Standardrechnungen, weil Anzahlung und Schlussrechnung miteinander verrechnet werden müssen und der Datensatz das korrekt abbilden muss.

Deshalb gehören sie früh und gesondert getestet, nicht erst im laufenden Betrieb. Dasselbe gilt für Gutschriften, Stornos und Korrekturen. Wer nur den Standardfall testet, erlebt die Ausnahme zum ungünstigsten Zeitpunkt.

Die deutsche Einheit ist ein inländisches Unternehmen und damit voll betroffen – unabhängig davon, wo die Mutter sitzt. Konzerninterne Rechnungen zwischen deutschen Gesellschaften fallen unter die Pflicht; Rechnungen über die Grenze nicht.

Praktisch heißt das oft: Das Konzern-ERP kann E-Rechnung bereits, das lokale Setup aber noch nicht – oder umgekehrt. Diese Lücke fällt erfahrungsgemäß erst auf, wenn die erste XRechnung eingeht.

Wir sehen uns beide Seiten an und finden die Lücke, bevor sie auffällt.