Ende Januar 2026 ist die Neuerung in der Praxis angekommen: Die Finanzverwaltung hat die internationale Rechnungsstellung spürbar erleichtert. Bestimmte umsatzsteuerliche Pflichtangaben dürfen in Deutschland nun auch in anderen EU-Amtssprachen – insbesondere auf Englisch – auf Rechnungen verwendet werden, sofern die Begriffe eindeutig und richtlinienkonform sind. Grundlage ist die Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) durch das BMF-Schreiben vom 17.09.2025.
Damit reagiert Deutschland auf die Realität internationaler Abrechnungssysteme (ERP), standardisierter Konzernrechnungen und grenzüberschreitender Leistungsbeziehungen – und reduziert ein häufiges Praxisrisiko im Vorsteuerabzug.
Der bisherige Reibungspunkt
Rechnungen müssen weiterhin die formellen Anforderungen nach § 14/§ 14a UStG sowie Art. 226 MwStSystRL erfüllen. In der Praxis wurde bei besonders „prüfungsrelevanten“ Hinweisen jedoch lange auf exakt definierten deutschen Formulierungen bestanden – vor allem bei Angaben rund um:
- Reverse-Charge-Fälle (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
- Gutschriftverfahren / Self-Billing
- Margenbesteuerung / Margin Scheme (z. B. Reiseleistungen, Gebrauchtwaren, Kunst, Sammlungsstücke/Antiquitäten)
Gerade bei internationalen Rechnungslayouts führte das regelmäßig zu Übersetzungsfehlern, Inkonsistenzen zwischen Ländern und im Worst Case zu formalen Beanstandungen in Prüfungen.
Was das BMF jetzt klarstellt
Das BMF stellt klar: Für bestimmte Rechnungsangaben dürfen anstelle deutscher Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen EU-Amtssprachen für die entsprechenden Angaben nach Art. 226 MwStSystRL üblich sind. Ergänzend wurde der UStAE um eine Übersicht (Anlage) der zulässigen Begriffe erweitert.
- Die Grundsätze sind auf alle offenen Fälle anzuwenden.
- Eine zusätzliche deutsche Übersetzung ist für die in der Übersicht vorgesehenen Begriffe grundsätzlich nicht erforderlich, sofern die Angabe klar und zutreffend ist.
Zulässige Begriffe in der Praxis
| Englische Angabe | Deutsche Entsprechung |
|---|---|
| Self-billing | Gutschrift |
| Reverse charge | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
| Margin scheme – Travel agents | Sonderregelung für Reisebüros |
| Margin scheme – Second-hand goods | Gebrauchtwarenregelung |
| Margin scheme – Works of art | Kunstgegenstände – besonderes Verfahren |
| Margin scheme – Collectors’ items and antiques | Sammlungsstücke & Antiquitäten – besonderes Verfahren |
Wer davon profitiert
Für international tätige Unternehmen ist die Klarstellung ein operativer Gewinn – insbesondere bei:
- ausländischen Unternehmen mit Rechnungsstellung in Deutschland
- E-Commerce-Konstellationen und Plattformmodellen (inkl. OSS-Umfeld)
- multinationalen Gruppen mit englischsprachigen ERP-Standards
- grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen
- Unternehmen mit Margenbesteuerung / Sonderregelungen
Konkret bedeutet das:
- weniger Übersetzungs- und Formatierungsfehler bei sensiblen Pflichtangaben
- bessere Systemkompatibilität (ERP / E-Invoicing-Templates)
- geringeres Risiko von Rechnungskorrekturen und Prozessschleifen
Wo die Grenzen liegen
Die neue Sprachöffnung ist kein Freifahrtschein. Der Vorsteuerabzug hängt weiterhin an einer formal und materiell korrekten Rechnung. Risiken bestehen insbesondere, wenn:
- ein Begriff nicht aus der zulässigen Systematik stammt bzw. uneindeutig ist
- das umsatzsteuerliche Verfahren falsch angewendet wird (z. B. Reverse Charge ohne Voraussetzungen)
- weitere Pflichtangaben fehlen oder Nachweise unzureichend sind
Kurz: Fremdsprache ist zulässig – inhaltliche Richtigkeit bleibt zwingend.
Checkliste für Finance, Accounting und ERP
- Invoice-Templates prüfen: Wo werden Reverse-Charge- / Self-Billing- / Margin-Hinweise ausgespielt?
- Begriffskatalog an die UStAE-Übersicht anbinden (keine „freien“ Übersetzungen).
- ERP-Regeln (Steuercodes, Länderlogik, Textbausteine) konsistent harmonisieren.
- Master Data Governance stärken (Kunde/Lieferant, Leistungsland, USt-ID, Leistungsart).
- Prüfpfade definieren: Wer entscheidet bei Sonderfällen, wer dokumentiert die umsatzsteuerliche Einordnung?