Viele Unternehmen haben für den Empfang ein E-Mail-Postfach eingerichtet und die Sache damit als erledigt betrachtet. Für eine rechtssichere Umsetzung genügt das in der Regel nicht: Eingehende E-Rechnungen müssen auch gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht und in ihrer strukturierten Ursprungsform aufbewahrt werden können.

Die drei Stufen im Überblick

Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Wer die Schwelle im Jahr 2026 überschreitet, ist bereits ab dem 01.01.2027 verpflichtet und nicht erst ab 2028.

Was als E-Rechnung gilt

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland erfüllen das insbesondere XRechnung als reines XML und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein PDF per E-Mail bleibt eine sonstige Rechnung im Sinne von Satz 4 derselben Vorschrift.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist im Zweifel der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das lesbare Bild. Weichen beide voneinander ab, kann der abweichende Bildteil als eigene sonstige Rechnung gelten und einen unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG auslösen. Das ist der teuerste der stillen Fehler in diesem Themenfeld, weil die Rechnung auf dem Bildschirm völlig richtig aussieht.

Eine XRechnung ist als reine XML-Datei für das menschliche Auge nicht lesbar. Auf der Empfangsseite braucht es deshalb einen Viewer oder eine Visualisierung im ERP-System. Ohne diese Vorkehrung lässt sich eine eingehende Rechnung praktisch nicht prüfen.

Wann eine E-Rechnung zwingend ist

Für die Prüfung im Einzelfall hat sich eine feste Reihenfolge bewährt:

• Handelt es sich um eine steuerbare Lieferung oder sonstige Leistung?
• Ist der Empfänger Unternehmer und handelt er für sein Unternehmen?
• Sind beide Parteien im Inland ansässig?
• Greift keine Ausnahme?
• Lässt sich keine Übergangsregelung mehr nutzen?

Erst wenn alle fünf Fragen zutreffen, ist die E-Rechnung zwingend.

Auf die Frage, wer die Steuer schuldet, kommt es dabei nicht an. Auch Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG, etwa bei Bauleistungen oder beim Verkauf von Schrott und Edelmetallen, fallen unter die Pflicht. Dasselbe gilt für die Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG und die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, sobald die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

• Rechnungen an Privatpersonen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV
• Fahrausweise nach § 34 UStDV
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Die Befreiung betrifft ausschließlich das Ausstellen. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen, Kleinunternehmer eingeschlossen. Eine freiwillige E-Rechnung bleibt in allen genannten Fällen möglich.

Die Fälle, an denen es in der Praxis hängt

Bargeschäfte über 250 Euro. Die Kleinbetragsgrenze wird häufiger überschritten, als es im Rechnungslauf auffällt: Hotelübernachtungen, das Betanken von Baumaschinen, größere Einkäufe im Baumarkt oder Großhandel. Dafür lohnt sich ein eigener kleiner Ablauf mit drei geklärten Rollen: Wer fordert die E-Rechnung an, wer prüft sie, wer archiviert sie?

Dauerschuldverhältnisse wie Miete, Leasing oder Wartung. Häufig genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beiliegt oder sich aus dem Inhalt eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Ändern sich Pflichtangaben, etwa das Entgelt, kann eine neue Rechnung nötig werden.

Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind in vielen Softwarelösungen technisch schwieriger abzubilden als Standardrechnungen. Sie gehören früh und gesondert getestet.

Rechnungsberichtigungen. War die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung zu stellen, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Reine Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto, erfordern dagegen keine Berichtigung.

Archivierung und Schnittstellen

Aufzubewahren ist der strukturierte Teil unverändert im Originalformat. Bei hybriden Formaten muss dokumentiert sein, welche Bestandteile wie gespeichert und später wieder lesbar gemacht werden. Die Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gelten unverändert fort.

Probleme entstehen in der Praxis seltener bei der Rechnungserstellung als an den Übergängen zwischen Postfach, Dokumentenmanagement, ERP, Zahlungsfreigabe und Archiv. Eine Frage klärt dabei mehr als jede Systemliste: Welches System ist am Ende die führende Datenquelle für die Umsatzsteuermeldung?

Was bis Ende 2026 zu tun ist

• Verantwortlichkeit klären. Eine Person oder Abteilung koordiniert die Umstellung fachlich und technisch.
• Betroffene Ausgangsrechnungen identifizieren, insbesondere Dauerschuldverhältnisse, Anzahlungen, Gutschriften und Bargeschäfte über 250 Euro.
• Vorjahresumsatz prüfen. Liegt er über oder unter 800.000 Euro?
• Empfangskanal festlegen und die Zuständigkeit für Prüfung und Freigabe bestimmen.
• Software testen, und zwar auf XRechnung und ZUGFeRD einschließlich Validierung, Sichtbarmachung und Archivierung, nicht allein auf Versand.
• Stammdaten aktualisieren: Unternehmereigenschaft, USt-IdNr., Rechnungsadresse und bevorzugtes Format je Kunde und Lieferant.
• Testläufe mit wichtigen Geschäftspartnern durchführen, auch für Korrekturen und Stornos.
• Mitarbeitende schulen und die Verfahrensdokumentation anpassen.

Je später die Umstellung beginnt, desto mehr spricht für ein pragmatisches Vorgehen: Zuerst müssen Empfang, Prüfung, Buchung und Archivierung sicher funktionieren. Automatisierung und Schnittstellenoptimierung lassen sich danach ausbauen.

Wie die E-Rechnung mit der laufenden Buchhaltung zusammenspielt, steht unter German Accounting & Reporting; die steuerlichen Meldepflichten unter German Tax & Compliance. Die häufigsten Einzelfragen beantwortet der Fragenkatalog zur E-Rechnung.

Quellen: §§ 14, 14a, 14c, 17, 19, 25, 25a, 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27.03.2024; §§ 33, 34 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007.

In den nächsten Monaten entscheidet sich, ob E-Rechnung bei Ihnen ein leises Prozess-Upgrade wird – oder später ein lauter Compliance-Fall: mit Rückfragen im Rechnungslauf, stockendem Freigabeprozess, Diskussionen beim Vorsteuerabzug und unnötigem Aufwand in der Betriebsprüfung.

Für FRADECO ist deshalb klar: E-Rechnung ist nicht „nur IT“. Es ist Umsatzsteuer-Compliance plus Prozessdesign. Und im deutsch-französischen Kontext kommt eine zusätzliche Dimension dazu: Wer grenzüberschreitend arbeitet (z. B. französische Gesellschaft mit deutscher USt-Registrierung, deutsche Gruppe mit FR-Einheiten, Shared Service Center, zentralisierte ERP-Landschaften), muss Rechnungslogik, Stammdaten und Prüfregeln lückenlos über Ländergrenzen hinweg orchestrieren – sonst entstehen Medienbrüche, Abstimmungsaufwand und steuerliche Risiken.

Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Der wichtigste Perspektivwechsel zuerst: Eine E-Rechnung ist in Deutschland eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – so, dass sie maschinell verarbeitet werden kann. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Praktisch bedeutet das: XML-basierte Formate, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (mit EN-16931-konformer XML-Komponente).

Ein PDF bleibt damit in vielen Fällen nur eine „sonstige Rechnung“ – und nicht das, was der Gesetzgeber unter E-Rechnung versteht.

Wen die Pflicht trifft

Die Pflicht greift bei B2B-Umsätzen, wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet – und zwar für in Deutschland steuerbare und steuerpflichtige Umsätze. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen.

DE-FR Praxis, die häufig übersehen wird:

• Französische Unternehmen mit deutschen B2B-Umsätzen (z. B. Baustellen, Installationen, Lieferketten, Leistungen mit deutschem Leistungsort) brauchen E-Rechnung in deutscher Logik – unabhängig davon, wie in Frankreich fakturiert wird.
• Konzerne mit zentralem Billing/ERP müssen die deutsche E-Rechnungsfähigkeit in Templates, Schnittstellen und Prüfregeln sauber abbilden. „Wir haben ein Konzern-Template“ reicht in der Praxis selten.

Die Übergangsfristen bis 2028

Die Einführung ist gestaffelt. Das wirkt entspannt – ist aber in Wahrheit ein klarer Fahrplan:

• 01.01.2025 bis 31.12.2026: Nutzung bisheriger Regelungen ist weiterhin möglich (Papier / andere elektronische Formate – teils mit Zustimmung des Empfängers).
• 01.01.2027 bis 31.12.2027: Erleichterungen für Rechnungsaussteller mit Gesamtumsatz ≤ 800.000 € (Vorjahr).
• ab 01.01.2028: EN 16931 wird im B2B-Regelfall Standardbetrieb – Spielräume für „sonstige Rechnungen“ werden deutlich kleiner.

Take-away: Wer 2026/2027 nicht nutzt, startet 2028 im Echtbetrieb – und bezahlt dann mit Zeit, Risiko und interner Reibung.

Was dauerhaft ausgenommen bleibt

Dauerhaft außerhalb der strikten E-Rechnungspflicht bleiben u. a.:

• Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV): weiterhin in jedem Format möglich.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): keine E-Rechnungspflicht auf der Ausgangsseite; Abrechnung kann als „sonstige Rechnung“ erfolgen (Papier/PDF etc.).

Wichtig aus Unternehmenssicht: Gerade in Konzernen und Plattformen ist die Lieferantenlandschaft gemischt. Das heißt: Ihr Eingangsprozess muss E-Rechnung können – auch wenn nicht jeder Lieferant sofort perfekt liefert.

Warum die XML-Datei über den Vorsteuerabzug entscheidet

Das BMF hat die Anwendung der E-Rechnung umfassend erläutert und 2025 weiter konkretisiert (Korrekturen, Ergänzungen, Beispiele und Praxishinweise). Die Botschaft ist eindeutig: technische Qualität und Validierung werden zum Standard.

Der zentrale Punkt für Finance und Tax: Für den Vorsteuerabzug ist die XML-Datei maßgeblich. Damit wird Technik Teil der Rechnungsprüfung – zusätzlich zur klassischen Prüfung der Pflichtangaben.

Praxisnah lassen sich Fehler in drei Kategorien denken:

• Formatfehler: Datei entspricht nicht den zulässigen technischen Vorgaben → Risiko, dass es keine E-Rechnung ist; Vorsteuerabzug kann ab 01.01.2028 gefährdet sein.
• Geschäftsregelfehler: Datei ist zwar E-Rechnung, aber „nicht ordnungsgemäß“ → Vorsteuer ggf. erst nach Berichtigung.
• Inhaltsfehler: klassische inhaltliche Mängel (Pflichtangaben, Steuersatz etc.) → nicht alles ist rein technisch validierbar.

Was daraus folgt: Validierung ersetzt keine kaufmännische Prüfung – sie wird die zusätzliche Prüfschicht, die man sauber in den Prozess integrieren sollte. Und: Validierungsberichte sind als Prozessnachweis in vielen Setups Gold wert.

Das Setup entlang der Prozesskette

Damit E-Rechnung nicht zur Dauerbaustelle wird, braucht es ein Setup entlang der Prozesskette:

Empfang und Verarbeitung

• Technischer Empfang + korrekte Verarbeitung im ERP/FiBu
• Klare Zuständigkeiten (AP / Accounting / Tax / IT) – ohne „Ping-Pong“
• EN-16931-konforme Formate (XRechnung / ZUGFeRD mit XML)
• Sauberes Stammdaten- und Mapping-Setup (USt-ID, Steuerschlüssel, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen)
• Validierung (Tool/ERP-Modul) + kaufmännische Prüfung
• Dokumentation der Logik und Nachweise (inkl. Validierungsberichte)
• GoBD-konforme Aufbewahrung inkl. maschineller Auswertbarkeit der XML-Daten

Der deutsch-französische Blickwinkel

Im deutsch-französischen Umfeld treffen unterschiedliche Faktura-Realitäten aufeinander: französische Prozesse und Formate, deutsche Umsatzsteuerlogik, konzernweite ERPs, Shared Service Center. Das macht das Thema nicht schwieriger – aber es macht es weniger verzeihend.

Genau hier positionieren wir uns:

• Umsatzsteuerliche Einordnung DE/FR: Welche Umsätze sind in Deutschland steuerbar/steuerpflichtig – und damit E-Rechnung-relevant?
• Prozess- und System-Übersetzung: Anforderungen aus § 14 UStG/EN 16931 sauber in ERP-Templates, Workflows und interne Kontrollen übertragen.
• Audit-Readiness: Prüffähige Dokumentation und belastbare Routinen im Rechnungsein- und -ausgang inklusive Fehlerhandling und Berichtigung.

Zu Beginn des Jahres 2026 zeigt sich bereits: Die neue Prüflogik wirkt sich spürbar auf Zahlungsprozesse, Buchhaltung und Cash-Flow-Management aus – insbesondere bei Unternehmen mit hohem Zahlungsvolumen oder komplexen Stammdatenstrukturen.

Was die Verification of Payee ist

Die Verification of Payee, auch als IBAN-Name-Check bezeichnet, ist eine EU-weite Maßnahme der Europäischen Union, die seit dem 9. Oktober 2025 verpflichtend anzuwenden ist. Die technische Umsetzung erfolgte bereits kurz vor dem Stichtag, sodass der Abgleich von Name und IBAN heute in Echtzeit erfolgt.

Die Prüfung greift bei jeder SEPA-Überweisung, unabhängig davon, ob sie von Unternehmen oder Privatpersonen ausgelöst wird und unabhängig von der eingesetzten Zahlungssoftware oder dem genutzten Bankinstitut.

Das Ampelprinzip

Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar angezeigt und folgt einem einheitlichen Ampelprinzip:

Diese Rückmeldung erfolgt vor Ausführung der Überweisung und soll den Zahlenden in die Lage versetzen, bewusste Entscheidungen zu treffen.

Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Bank variieren. Grundsätzlich gilt jedoch: Die Verantwortung für fehlerhafte Angaben liegt beim Zahlenden. Die Haftung der Bank greift nur bei bestätigter Übereinstimmung.

Wo Stammdaten in der Praxis scheitern

In der Praxis zeigen sich insbesondere bei Unternehmen wiederkehrende Problemfelder:

• Abkürzungen oder fehlende Rechtsformzusätze (z. B. „GmbH“, „AG“)
• Namensänderungen bei Unternehmen oder natürlichen Personen
• Unterschiedliche Schreibweisen, Sonderzeichen, Umlaute
• Veraltete oder unvollständige Stammdaten

Beispiel: Ein Unternehmen ist offiziell als „Müller & Söhne GmbH“ bei der Bank hinterlegt. Auf der Rechnung wird jedoch „Müller Söhne“ angegeben. Diese Abweichung kann eine gelbe oder rote Rückmeldung auslösen – mit der Folge einer Verzögerung oder manuellen Freigabe der Zahlung.

Auswirkungen auf Unternehmensprozesse

Die VoP-Prüfung hat unmittelbare operative Konsequenzen:

• Cash-Flow-Management: Zahlungsverzögerungen bei fehlerhaften oder uneinheitlichen Namensangaben
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Einheitliche, bankkonforme Firmennamen werden zwingend erforderlich
• Lieferanten- und Kundenkommunikation: Klare Vorgaben zur exakten Namensschreibweise gewinnen an Bedeutung

Unternehmen mit vielen Lieferanten, internationalen Zahlungsströmen oder historisch gewachsenen Stammdaten sind besonders betroffen.

Der Nutzen

Trotz des initialen Anpassungsaufwands bietet die neue Regelung klare Vorteile:

• Reduzierung von Fehlüberweisungen und Betrugsfällen
• Weniger manuelle Korrekturen und Rückfragen
• Sofortige Transparenz über Datenqualität
• Stärkung interner Kontroll- und Zahlungsprozesse

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Um Zahlungsstörungen zu vermeiden, empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz:

• Unternehmensname bankeinheitlich prüfen und hinterlegen
• Rechnungen vollständig und exakt ausstellen (inkl. Rechtsform)
• Lieferanten- und Kundenstammdaten regelmäßig validieren
• ERP- und Zahlungssoftware auf VoP-Logik prüfen und anpassen
• Mitarbeitende in Buchhaltung und Zahlungsverkehr schulen
• Interne Prozesse definieren, um auf gelbe oder rote Meldungen zeitnah reagieren zu können

Die Verification of Payee ist kein rein technisches Detail, sondern ein neuer Standard im europäischen Zahlungsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig für konsistente Stammdaten und klare Prozesse sorgen, reduzieren operative Risiken, sichern ihren Cash-Flow und profitieren langfristig von effizienteren Zahlungsabläufen.

Bei Fragen zur Umsetzung, zur Prüfung Ihrer Prozesse oder zur Anpassung von ERP- und Zahlungsstrukturen unterstützen wir Sie gerne mit praxisnaher Expertise.

Warum die Bestätigung wichtig ist

Unternehmer mit innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Europäischen Union sind verpflichtet, die Gültigkeit der USt-IdNrn. ihrer Abnehmer sicherzustellen. Ohne gültige Nummer riskieren sie Umsatzsteuer-Nachforderungen.

Das Online-Verfahren über das BZSt-Portal oder die XML-RPC-Schnittstelle ist kostenfrei und rund um die Uhr verfügbar – mit Ausnahme möglicher Wartungsfenster.

Einfache und qualifizierte Anfrage

Beide Anfragetypen müssen ab dem 20. Juli 2025 ausschließlich digital gestellt werden – via Portal oder Schnittstelle.

Was das BMF-Schreiben regelt

Mit dem BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025 (GZ III C 5-S 7427-d/00014/001/002) wurde Abschnitt 18e.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses überarbeitet. Wesentliche Punkte:

• Anfragen dürfen ab dem 20. Juli 2025 ausschließlich digital erfolgen.
• Namens- und Adressabfrage bleibt möglich – als qualifizierte Anfrage.
• Die Regelungen gelten für Einzel- und Massenanfragen über die Schnittstelle.

Die Neuregelung tritt ab dem 20. Juli 2025 in Kraft. Ab diesem Tag sind schriftliche, telefonische oder Fax-Anfragen wirkungslos.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software oder ihr Workflow auf das Portal oder die XML-RPC-Schnittstelle des BZSt vorbereitet ist und qualifizierte oder einfache Anfragen strukturiert abwickelt.

Bedeutung für grenzüberschreitende Lieferketten

Für deutsch-französische Unternehmen sowie grenzüberschreitende Lieferketten ist die rechtskonforme Prüfung der USt-IdNrn. essenziell. Das neue Verfahren sorgt für:

• Rechtssicherheit: Nur noch einheitliches digitales Verfahren – kein Mischbetrieb mehr.
• Nachweisbarkeit: Qualifizierte Nachweise werden elektronisch gespeichert – kein Papier mehr notwendig.
• Digitalisierung: Konsistentes Handling für Einzel- und Serienprüfung – Effizienzsteigerung in der Steuer-Compliance.